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规章制度

固定资产管理制度(一)

2017-11-22 18:36 后勤处

固定资产管理制度

第一章    

第一条  为加强学院资产管理,维护学院权益,防止资产流失,充分发挥现有资产的使用效益,根据〔宇(2012)12号〕文件,结合学院各部门资产管理实际情况,特制定本办法。

第二条  固定资产是指由学院出资购置的,以学院名义取得、受赠的财物、权利、收益等,主要包括固定资产、材料物资、低值易耗品以及其他有形、无形资产。

第三条  固定资产是指同时具有下列特征的有形资产:为生产商品,提供劳务,出租或经营管理而持有;使用寿命超过一个会计年度。

第四条  资产管理的主要内容如下:

(一)各类资产的权属及帐务管理。

(二)各类资产的申购、入库、领用、调拨、划转、使用、借用、增加、保管、维护和处置。

(三)资产的清查盘点。

(四)资产的合理配置。

(五)资产的使用及保管责任等。

第二章  管理体系

学院资产管理采取学院各部门双重管理制度。学院资产科设固定资产管理专员,统一监管各部门固定资产。

第五条  固定资产管理体系。

各部门资产依照“分级管理、管用结合、责任到人”的原则,建立固定资产管理体系,管理本部门资产。

(一)资产科是学院一级资产主管部门。其职能是:负责学院资产的注册、配发、调拨、核查、追踪、处置、问责等。下设资产管理员,负责固定资产的申购、取得、使用、交还、维护、调拨、报修、报废、赔偿等日常管理工作,并对各部门资产管理员日常工作进行监管。

(二)各使用部门是二级资产管理部门,负责本部门所有资产的具体管理。其职能是:在本部门负责人的领导下负责本部门的资产管理工作,即负责本部门资产的领用,借用,归还的组织工作,并负责办理相关手续;负责本部门资产的盘点组织工作;负责本部门资产的维护管理工作和资产维修的报修流程管理工作;负责本部门资产的报废流程管理工作;负责对学生进行爱护学院资产的教育;负责办理资产科所要求的关于资产管理的其它工作。

各部门主管是本部门资产管理的第一责任人,可指定一名兼职资产管理员(兼职资产管理员的设置和更换应由部门主管提出,经资产科主管、主管院领导审批方可确定),具体负责包括制定本部门、分院资产管理办法,建立资产账目,将资产的管理责任划分并落实到使用个人,签订责任书,清查、核对以及追踪资产动向等工作。并将本部门资产期初、期末账目登记表,月变更情况报资产科资产管理员备案与核实。

(三)学院各类固定资产归口管理划分如下:

1.电子设备,计算机教室、多媒体教室、语音教室、报告厅,网络监控等专用设备由现代教育技术中心负责。

2.普通教室及内部所有课桌椅、讲桌、黑板、电脑、电视,由所属系部主管负责,学生宿舍及家具和电器,由学生处宿管科负责;教职工宿舍楼的家具和电器,由后勤处事务科负责。

3.教学系部专用实验室、专用教学教具、设备或器材等由各教学系部负责管理,通用或特殊指定的实验室、教学教具、设备或器材等由现代教育技术中心负责管理。

4.办公室内办公家具、电器、办公用品等由办公室负责人(部门主管指定人员)负责管理。

5.图书馆及内部家具、电器、工具、文物、陈列品、图书资料、视听资料、光碟软件等由图书馆负责管理。

6.消防设备、校园区安保设施由保卫处负责管理。

7.交通工具由后勤处管理。

8.建筑物、地上植物、仓储物、餐厅设备、水泵房、配电房以及其他未划入归口管理部门的资产,由后勤处管理。

9.赠予资产由接收部门进行实物日常管理。资产科资产管理员对其建立备查帐,进行监管、清查。

10.新增以及长期闲置资产,本着“管用结合”的原则,由资产科根据实际情况具体划分。

第六条  学院财务处是资产的核算、监督部门,代表学院行使资产核算与监督的权力。材料会计负责对全校所有资产进行核算,并监督和检查资产的管理、维护以及使用情况等工作。   

第七条  资产盘点、清查方式

固定资产盘点方式分为三种:一、定期清查盘点。二、每学期期中、期末学院进行全面固定资产清查、抽查。三、资产科资产管理员每月不定期对各部门的实物管理和各项日常记录表格进行抽查。

第三章  固定资产管理流程

第八条  固定资产需求,各部门提出或需求签呈批准后,由部门资产管理员上报资产科资产管理员,资产科资产管理员汇总后统一申购。购回后经采购人员、资产科固定资产管理员(专业性较强物资需部门资产管理员或使用人到场)验收合格后,资产科固定资产管理员在ERP系统内填写入库单。打印一份后由采购人员、资产科主管签字。作为采购报销凭证。

(一)关于合同类项目管理流程。

凡属实验室建设(改造)、大型设备等由学院签订的所需合同项目,统一由资产科组织实施。包括:合同的交付、通知相关项目所属使用或管理部门、项目进场、施工监管和进度、设备试用和验收等工作。新学期开学一个月后资产科需对所有整套设备购入或签订合同的项目办理验收、需试用的物资先验收数量,写明试用时间,待试用后再次验收。

(二)对需要安装的资产验收工作流程

1.需安装试用物资,申购部门资产管理员或指定负责人协助施工的督促和检查,有意见及时向资产科提出。

1)安装完毕当周由申购部门资产管理员通知资产科,资产科10个工作日内组织采购、供应商、相关部门进行验收,如需试用物资,申购部门资产管理员向后勤处书面申报试用期,需经采购部、供应商认可后执行,试用期过后办理验收。在试用期间,如出现资产丢失情况,由申购部门承担相关责任。在申购部门正式提出试用之前,出现资产损坏、丢失的情况的由供应商承担相关责任。

2)如完工后申购部门不及时申报验收,导致资产丢失、损坏由申购部门承担责任。

2.经验收核对无误的资产需填写《固定资产验收单》,参加验收的各部门负责人根据验收结果签署验收意见。

1)使用部门、管理部门意见:需明确写明数量、规格型号、运行状况、使用情况;若多个部门,可在使用部门一栏中分别填写。

2)资产科意见:需明确写明是否验收合格,与合同是否相符,汇总金额并签字确认,其中赠品单价为1。

3)后勤处意见:需明确写明是否验收合格,与合同是否相符,运行状况、使用情况。

4)财务部门意见:需核实后勤界定的固定资产、材料。

5)采购部意见:需明确写明是否同意付款。

3.对已验收合格可交付使用的资产,资产科资产管理员按照验收发票清单进行资产入库,做为采购报销凭证。

(三)对不需要安装的资产的验收流程

1.由资产科通知相关部门资产管理员,当场验收入库,机械类等需试用的可试用三天,入库后不再办理调换退货。

2.资产科资产管理员对符合各项标准约定的资产办理入库、出库、新增资产审批单手续。新增资产审批单经材料会计审核后,资产科资产管理员再参照新增资产审批单生成资产卡片。

3.对没有办理验收的资产任何部门、任何人不能拨付使用。

第九条  领用、移交固定资产时,需各部门资产管理员统一在OA办公系统中办理完资产领用、移交手续。

(一)关于资产移交的相关规定

1.本部门内部调岗,调岗人可将所使用资产带走使用,并在OA办公系统中提交固定资产移交手续,经部门资产管理员及部门主管批准后提交至资产科留档。

2.跨部门岗位变动时除电子资产外其余资产必须留于原部门,带离原部门的资产由本人在OA办公系统中提交资产移交手续,经部门资产管理员及部门主管审批后提交至资产处留档;留在原部门的资产,由原部门资产管理员找到新的资产负责人,并在OA办公系统中提交资产移交手续,经部门资产管理员及部门主管审批后提交至资产处留档。

3.员工离职时,名下电子资产移交至现教中心,普通资产由部门资产管理员指定接收人,接收人务必在确认资产使用状况良好的情况下接收,接收人确认接收后资产出现任何问题均由接收人负责。

(二)办理资产领用手续流程

1.资产领用人在OA办公系统中填写《固定资产移交(领用)申请单》。

2.部门主管审核信息后转交至部门资产管理员备案。

3.部门资产管理员审核无误后,电子类转交至现教中心主管审核,普通类转交至后勤处主管审核。

4.电子类经现教中心主管审核后批准后转交至现教中心资产管理员,现教中心资产管理员发放资产,并将OA办公系统审批流转交至资产科资产管理员留档。普通类经后勤处主管审核后转交至资产科,资产科管理员发放资产。

5.资产科资产管理员根据《固定资产移交(领用)申请单》更新ERP资产管理系统信息、资产条码、房间责任书。

(三)普通类、电子类固定资产办理资产移交手续流程

1.资产移交人在OA办公系统中的《固定资产移交(领用)申请单》填写所移交的资产信息,并转交给接收人。

2.接收人确认资产使用状况良好后接收资产并在OA办公系统中转交部门主管。

3.部门主管确认信息后转交至部门资产管理员。

4.部门资产管理员审核无误后转交至后勤处主管(普通类)或现教中心主管(电子类)审核。

5.普通类资产:后勤处主管审核后转交资产科资产管理员留档;电子类资产:现教中心部门主管审核并转交至现教中心资产管理员,现教中心资产管理员留档后转交资产科资产管理员处留档。

6.资产科资产管理员根据《固定资产移交(领用)申请表》更新ERP资产管理系统信息。

第十条  资产损坏时使用人要及时报修。

报修相关流程:

(一)普通类固定资产报修(附件1普通类固定资产报修流程):

使用人自应当发现损坏之日起1个工作日内在楼管员处填写报修单。楼管员按照校内维修流程将报修单当日交给后勤处事务科。后勤处事务科接到维修单后,组织维修班工人对损坏资产进行维修。

普通类资产维修分为以下三种情况:

1.属于可校内自行维修的:维修班工人将修好的资产经使用人验收合格后,使用人在维修单签字。维修班工人将维修单交到后勤处事务科。后勤处事务科每月定期将当月固定资产报修单反馈给资产科,作为日后资产报废的依据。保修期内的资产,由后勤处事务科通知资产科资产管理员,资产科资产管理员当日联系采购处,采购处通知厂家来校维修。事务科维修班若维修中发现属于人为损坏的(若是厂家发现的需维修班认定),由资产科资产管理员告知使用人需支付配件费用,数额待维修完毕后确定。若事务科维修班发现维修费用高于资产现有价值的,必须告知资产科资产管理员,由其视情况决定是否转入报废程序。

2.必须委外的:维修班若在自行维修过程中发现不能自行维修的,恢复原状,在维修单上签署意见后,将维修单转交给报修人,报修人向资产科资产管理员提交委外维修申请费,资产科与当周申购单一起报送至公司资产部、采购部。采购部受理,采购部指派专业人员联系资产科资产管理员维修资产。委外维修的资产维修完毕后,资产科资产管理员打印《委外维修工作单》交予维修人员,经使用人、使用部门主管、资产科资产管理员、后勤处主管签字后,由维修厂家交于采购部作为报账依据。经事务科或采购部鉴定,人为损坏情况由使用人需承担维修费用。由资产科固定资产管理员报送至后勤处主管,后勤处主管签署处罚单,赔偿人去财务交款。若厂家在维修中发现维修费用高于资产现有价值本身的,必须告知资产科资产管理员,由其视情况上报决定是否转入报废程序,否则采购部不予结算。

3.无法维修或无维修价值:按固定资产报废流程进行资产报废。经事务科或采购部鉴定,人为损坏造成资产报废由使用人承担责任。由资产科固定资产管理员报送至后勤处主管,后勤处主管签署处罚单,赔偿人去财务交款。资产科资产管理员需做好固定资产维修记录,作为日后固定资产报废依据。

(二)电子类固定资产报修(附件2电子类固定资产报修流程):

使用人自应当发现损坏之日起1个工作日内在报给部门资产管理员。若损坏的电子资产属于现教中心维修范围的,部门资产管理员当日内报给现教中心。若损坏的电子资产不属于现教中心维修范围的,部门资产管理员在当周内按照向资产科提交委外维修申购。现教中心接到报修后,由专门老师对损坏的资产进行维修。

电子类资产维修分为以下三种情况:

1.属于可校内自行维修的:现教中心负责维修的老师将修好的资产经使用人验收合格后,使用人在维修单上签字确认。维修人员每月定期将当月固定资产报修单反馈给资产科,资产科将报修单留档,作为日后资产报废的依据。保修期内的资产,由现教中心资产管理员通知资产科,资产科资产管理员当天联系采购部,采购部通知厂家来校维修。现教中心在维修中发现属于人为损坏的,由资产科资产管理员告知使用人需支付配件费用,数额待维修完毕后确定。

2.必须委外的:现教中心维修老师若在维修过程中发现不能自行维修的,恢复原状后,告知现教中心资产管理员,由现教中心资产管理员向资产科提交委外维修申购。资产科资产管理员接到委外维修申购后,按照申购流程向采购部提交委外维修申购。采购部受理,采购部指派专业人员联系资产科资产管理员维修资产。委外维修的资产维修完毕后,资产科资产管理员打印《委外维修工作单》交予维修人员,经使用人、使用部门主管、资产科资产管理员、后勤处主管签字后,由维修厂家交于采购部作为报账依据。经厂家或采购部鉴定,人为损坏情况由使用人需承担维修费用。由资产科固定资产管理员报送至后勤处主管,后勤处主管签署处罚单,赔偿人去财务交款。若厂家在维修中发现维修费用高于资产现有价值本身的,需在委托工作单上签署意见并告知资产科资产管理员,由其视情况上报决定是否转入报废程序,否则采购部不予结算。

3.无法维修或无维修价值:按固定资产报废流程进行资产报废。经厂家或采购部鉴定,人为损坏造成资产报废由使用人承担责任。由资产科固定资产管理员报送至后勤处主管,后勤处主管签署处罚单,赔偿人去财务交款。现教中心维修老师需做好固定资产维修记录,作为日后固定资产报废依据。

第十一条  需调拨资产由资产部核查调拨合理性,经学院资产管理部门确认可行性,发起调拨申请,通知需调拨双方单位。将调拨单发至调出学校资产科资产管理员,调出学校经资产科主管、财务主管、主管院校领导签字后资产管理员变更资产卡片,并将调拨单流转至调入单位后勤资产管理员,经调入单位后勤主管、财务主管、主管院校领导审批,双方后勤以调拨单签字为准,执行实物调拨。调出单位资产管理员变更资产卡片,调入单位固定资产管理员做备查登记帐,进行资产的日常管理。

第十二条  如需临时借用资产的,借用人可提交《固定资产借用申请单》,经批准后方可借用。

办理资产借用手续流程:

1.资产借用在OA办公系统中填写《固定资产借用申请单》。

2.填写所需借用资产信息。

3.部门主管审核后转交部门资产管理员。

4.部门资产管理员审核无误后转交至资产科资产管理员。

5.如需借用资产为电子资产,资产科资产管理员将OA办公系统申请单转交至现教中心主管审核,现教中心主管同意借用的,将OA办公系统申请单转交给现教中心资产管理员,不同意借用的,驳回制单人。

6.如需借用资产为普通类资产,资产科资产管理员将OA办公系统申请单转交至后勤处主管审核,同意借用的,将OA办公系统申请单转交给资产科资产管理员,资产科资产管理员负责发放借用资产。不同意借用的,驳回制单人。

7.借用人在领取借用资产时需确认资产使用状况良好,接收后资产出现损坏的,由借用人负责。归还借用资产时,相关部门资产管理员也需确认归还资产的使用状况良好,资产出现损坏的,由借用人负责将报修借用资产并维修好。

8.借用资产归还后,相关部门资产管理员(电子类的为现教中心资产管理员,普通类的为资产科资产管理员)结束借用流程。

注:资产借用期限为1个月,超出借用期限的资产,需办理资产移交手续。

第十三条  各部门领取发放固定资产后,需建立设备档案。部门资产管理员根据资产的使用性质,合理保养、定期维护、并做好记录。房间负责人负责房间内的资产维护,每月至少维护三次,并在房间内的《房间资产维护记录表》记录维护内容及维护时间。部门资产管理员每月至少抽查一次《房间资产维护记录表》,并填写抽查结果。资产科资产管理员不定时抽查。部门资产管理员每月末向资产科资产管理员上报《固定资产维修记录表》及《部门资产自查维护记录表》。(附件3房间资产维护记录表,附件4部门资产自查维护记录表)

第十四条  资产需报废时使用人对不能使用的资产向部门资产管理员提出报废申请,部门资产管理员核查签字并填写报废原因,部门主管审批签字。部门资产管理员上报资产科资产管理员,资产科资产管理员实地核查资产的使用状况,确实需报废的填写报废意见,并报资产科主管签署意见及报废资产处理建议。电子类的部门资产科同现教中心及专业人员进行核查并签署报废意见,普通类的部门资产科同后勤处及专业人员进行核查并签署报废意见。部门资产管理员将经现教中心或后勤处审核的报废单上报至财务处材料会计审核,审核后交由主管院领导签署意见,后送交资产科。资产科上报资产部签字。根据学院对报废物资的处理意见进行实物处理。(附件5固定资产报废单)

(一)资产报废手续流程:

1.资产使用人向部门资产管理员领取固定资产报废单。

2.填写固定资产报废信息。

3.部门资产管理员审核信息并签署意见上报部门主管。

4.部门主管签署处理意见。

5.上报资产科资产管理员核实并签署意见。

6.普通类由后勤处事务科查看实物后给与维修意见。电子类由现教中心实验室管理科查看实物后给予维修意见。

7.普通类后勤主管签署处理意见;电子类由现教中心主管签署处理意见。

8.财务处材料会计审核通过同意销账后交由财务主管审批。

9.财务主管审批通过后上报学院主管领导给与校内最终处理意见。

10.资产部、副董事长给予最终处理意见。

11.根据学院对报废物资的处理意见和报废物质的处理规定对报废资产进行处理。

(二)报废手续签署完毕后实物处理流程:

1.公司资产管理部填写报废处置单,交予采购部。

2.采购部联系资产科资产管理员进行废旧物资处理,在报废处置单上签处理金额和意见。

3.采购员将处置单交予财务,作为销账依据(若属于人为损坏,附使用人缴费收据)。

报废物资需重新申购,申购时上传报废单。资产科资产管理员根据纸质单据在ERP系统中更新资产数据。